Algemene Voorwaarden

CI-IT B.V., gevestigd aan de Ericssonstraat 2, 5121 ML Rijen.

Artikel 1: Toepasselijkheid

A. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die CI-IT B.V. (hierna: CI-IT) aangaat met betrekking tot het verrichten van haar diensten en de uitvoering van haar werkzaamheden. Deze werkzaamheden omvatten onder meer diensten op het gebied van integriteitsvraagstukken, beveiligingsvraagstukken en compliancevraagstukken. De voorwaarden zijn tevens van toepassing op alle stadia die voorafgaan aan het sluiten van een overeenkomst. Op al deze werkzaamheden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

B. De algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij CI-IT deze voorwaarden uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

C. Mondelinge verklaringen en toezeggingen van medewerkers van CI-IT zijn slechts bindend indien en voor zover deze schriftelijk door CI-IT zijn bevestigd.

D. Beide partijen wijzen ieder een contactpersoon aan die bevoegd is om de partij te vertegenwoordigen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

E. Indien meerdere overeenkomsten worden gesloten, geldt de overeenkomst met de meest recente datum als leidend.

F. De opdrachtgever dient een gerechtvaardigd belang te hebben bij het verstrekken van de opdracht.

G. Indien één of meer bepalingen niet van toepassing blijken te zijn of komen te vervallen, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Artikel 2: Offerte

A. Offertes van CI-IT zijn uitsluitend bindend indien deze schriftelijk zijn uitgebracht en door de opdrachtgever schriftelijk zijn aanvaard of bevestigd.

B. Alle door CI-IT vermelde tarieven zijn exclusief omzetbelasting (btw).

C. Offertes blijven gedurende maximaal drie maanden na de datum van de offerte geldig, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Artikel 3: Uitvoering van werkzaamheden

A. CI-IT is gehouden haar diensten en werkzaamheden naar beste weten en kunnen te verrichten, met inachtneming van de daarop van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

B. Eventueel door CI-IT opgegeven leveringstermijnen gelden niet als fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

C. De opdrachtgever is verplicht CI-IT op passende wijze in de gelegenheid te stellen om de overeengekomen diensten uit te voeren en alle noodzakelijke informatie te verstrekken.

D. CI-IT heeft het recht een reeds aanvaarde opdracht eenzijdig te beëindigen indien zij bij uitvoering in strijd zou moeten handelen met de wet, de zedelijkheid of het algemeen fatsoen, of indien de verstrekte informatie onvoldoende of onjuist blijkt te zijn.

E. CI-IT behoudt zich het recht voor een opdracht tijdelijk op te schorten of in te trekken bij overmacht.

F. Indien de opdrachtgever de opdracht tussentijds beëindigt, is hij gehouden tot vergoeding van de reeds verrichte werkzaamheden.

G. CI-IT mag gebruik maken van (externe) medewerkers indien zij dit noodzakelijk acht voor een correcte uitvoering van de opdracht.

H. CI-IT en haar medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij bij ontvangst en uitvoering van de opdracht verkrijgen, behoudens wettelijke verplichtingen of rechtszaken.

I. Tot reguliere dienstverlening behoort niet het betrokken raken bij politieke geschillen of conflicten tussen de opdrachtgever en derden.

J. CI-IT is niet verplicht de bronnen openbaar te maken waaruit zij heeft geput bij het opstellen van haar rapport.

Artikel 4: Meer- en minderwerk

A. Onder meerwerk wordt verstaan: alle extra werkzaamheden die, in overleg met de opdrachtgever, noodzakelijk zijn om de opdracht op juiste wijze te volbrengen.

B. De kosten van meerwerk worden door CI-IT separaat aan de opdrachtgever in rekening gebracht.

C. Onder minderwerk wordt uitsluitend verstaan dat deel van de overeengekomen werkzaamheden waarvan de opdrachtgever uiterlijk 48 uur vóór de geplande aanvang heeft aangegeven dat deze niet meer hoeven te worden uitgevoerd.

Artikel 5: Kosten, betaling en prijswijziging

A. CI-IT behoudt zich het recht voor om eerst aan te vangen met de uitvoering van een opdracht nadat een gevraagd voorschot is voldaan.

B. Indien de opdrachtgever CI-IT om consultatie verzoekt waarbij een bezoek plaatsvindt, zal in beginsel minimaal een tarief van drie uur in rekening worden gebracht.

C. CI-IT is gerechtigd alle kosten die direct of indirect verband houden met de uitvoering van de opdracht door te belasten, waaronder een opslag voor kantoorkosten van 5% over de opdrachtwaarde.

D. Indien een minimum- en/of maximumlimietbedrag is opgenomen in de offerte, zal CI-IT de opdrachtgever informeren indien deze limieten worden overschreden.

E. Bij langlopende opdrachten kan CI-IT aan het einde van iedere vierwekenperiode een tussentijdse factuur indienen.

F. Betaling dient plaats te vinden binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en verschuldigd: wettelijke rente, alsmede administratie- en inningskosten van ten minste 15% van de verschuldigde hoofdsom.

G. Indien de opdrachtgever slechts een deel van een factuur betwist, ontslaat dit hem niet van de verplichting het onbetwiste deel tijdig te voldoen.

H. De opdrachtgever kan zich slechts beroepen op verrekening indien zijn tegenvordering door CI-IT wordt erkend of rechtsgeldig is vastgesteld.

I. Na afronding van de opdracht stuurt CI-IT de eindfactuur aan de opdrachtgever.

Artikel 6: Uitstel

A. Uitstel van geplande werkzaamheden dient uitsluitend schriftelijk te worden gemeld. Indien het uitstel meer dan vijf werkdagen vóór de geplande aanvang wordt gemeld, kunnen deze werkzaamheden kosteloos worden verzet. Bij uitstel vijf werkdagen of minder vóór aanvang worden de kosten van ingeplande medewerkers doorberekend (maximaal drie werkdagen per medewerker).

B. Deze regeling is van toepassing ongeacht de reden van het uitstel.

Artikel 7: Beëindiging en verlenging

A. Als ontbindende voorwaarde geldt de situatie waarin één van beide partijen in staat van faillissement wordt verklaard of (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend.

B. Een overeenkomst voor bepaalde tijd wordt na afloop geacht stilzwijgend te zijn verlengd totdat de opdracht volledig is uitgevoerd. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door beide partijen worden opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden via aangetekend schrijven.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

A. CI-IT aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor enige actie of maatregel die door de opdrachtgever wordt genomen naar aanleiding van de uitvoering of de bevindingen.

B. CI-IT is nimmer aansprakelijk voor schade die bij de toegepaste werkwijze niet te vermijden was, indien CI-IT tot deze werkwijze werd gedwongen door de opdrachtgever of door verlangde spoed.

C. CI-IT is niet aansprakelijk voor het niet uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden bij overmacht.

D. CI-IT is niet aansprakelijk voor schade indien de opdrachtgever onvoldoende of onjuiste informatie heeft verstrekt.

E. CI-IT is niet aansprakelijk voor schade indien de opdrachtgever CI-IT niet binnen twee weken na het schadevoorval per aangetekend schrijven aansprakelijk heeft gesteld.

F. CI-IT is uitsluitend aansprakelijk voor schade als gevolg van grove onachtzaamheid of opzet van haar medewerkers of leiding, mits de opdrachtgever dit aantoont.

G. Medewerkers van CI-IT zijn jegens de opdrachtgever niet persoonlijk aansprakelijk voor schade die zij in dienstbetrekking veroorzaken, tenzij door opzet of grove schuld.

H. De contractuele aansprakelijkheid van CI-IT is te allen tijde beperkt tot maximaal 50% van het totaalbedrag dat CI-IT voor de betreffende opdracht in rekening heeft gebracht, met een absoluut maximum van € 25.000.

I. Iedere buitencontractuele aansprakelijkheid van CI-IT jegens de opdrachtgever is uitgesloten.

J. Indien medewerkers van CI-IT een strafbaar feit constateren, wordt dit gerapporteerd aan de opdrachtgever. CI-IT behoudt zich het recht voor zelfstandig aangifte te doen indien dit noodzakelijk is ter bescherming van CI-IT.

K. De opdrachtgever vrijwaart CI-IT te allen tijde tegen alle aanspraken van derden.

Artikel 9: Apparatuur

Indien CI-IT apparatuur ter beschikking stelt of verhuurt ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden, rust de verantwoordelijkheid voor eventuele beschadiging of vermissing bij de opdrachtgever. Bij niet-tijdige betaling van huurtermijnen is CI-IT gerechtigd de apparatuur terug te nemen.

Artikel 10: Resultaat van werkzaamheden

A. CI-IT is gehouden elke opdracht zorgvuldig en naar beste weten en kunnen uit te voeren, maar kan geen garantie geven voor het behalen van een bepaald resultaat.

B. Bij afronding van de opdracht kan CI-IT op verzoek een schriftelijk rapport, advies of evaluatie opstellen. Alleen hetgeen schriftelijk is gerapporteerd, geldt als afkomstig van CI-IT.

C. Het rapport is strikt vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de opdrachtgever en/of diens gemachtigden.

D. Het auteursrecht en eigendomsrecht van het rapport berusten bij CI-IT. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mag het rapport niet worden vermenigvuldigd of aan derden verstrekt.

E. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot door CI-IT verstrekte stukken blijven eigendom van CI-IT.

F. CI-IT is niet gehouden bronnen die ten grondslag liggen aan haar rapport openbaar te maken, tenzij zij daartoe wettelijk wordt verplicht.

G. CI-IT aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor acties die de opdrachtgever jegens derden neemt op basis van het rapport. De opdrachtgever vrijwaart CI-IT voor alle aanspraken van derden ter zake.

H. Indien CI-IT of haar medewerkers worden opgeroepen als getuige in een juridische procedure in verband met de opdracht, vergoedt de opdrachtgever de gemiste uren en gemaakte kosten.

Artikel 11: Kapingsverbod

De opdrachtgever verbindt zich ertoe om gedurende de looptijd van de overeenkomst, alsmede gedurende een periode van twaalf maanden na afloop daarvan, geen (voormalige) medewerkers van CI-IT of door CI-IT ingeschakelde personen in dienst te nemen of vergelijkbare opdrachten aan hen te verstrekken. Bij overtreding verbeurt de opdrachtgever een direct opeisbare boete van € 50.000, niet vatbaar voor matiging.

Artikel 12: Plaatsing van audio/videoapparatuur

A. Deze bepalingen zijn van toepassing indien CI-IT in opdracht audio- en/of video-opnameapparatuur plaatst binnen de onderneming van de opdrachtgever.

B. De apparatuur wordt op incidentele basis geplaatst en aangesloten onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

C. De opdrachtgever dient bevoegd te zijn tot het gebruik van de telecommunicatieaansluiting waarop de apparatuur wordt geplaatst.

D. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij volledig voldoet aan de AVG en overige AP-regelgeving met betrekking tot het vastleggen van gespreksgegevens en/of beeldmateriaal.

E. De apparatuur wordt door CI-IT verwijderd zodra het doel is bereikt of redelijkerwijs niet meer kan worden bereikt.

F. De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die ontstaat gedurende de looptijd van de overeenkomst.

G. De opdrachtgever is verplicht audio/videobanden of digitale bestanden onmiddellijk te vernietigen zodra vastgesteld is dat deze geen relevantie meer hebben voor het onderzoek.

Artikel 13: Onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen

A. CI-IT voert in opdracht onderzoeken uit binnen geautomatiseerde voorzieningen.

B. Indien noodzakelijk maakt CI-IT kopieën van gegevens uitsluitend in opdracht en in aanwezigheid van de opdrachtgever.

C. De opdrachtgever verklaart bevoegd te zijn over de betreffende geautomatiseerde voorzieningen.

D. Onderzoek is uitsluitend toegestaan bij vermoedens van onrechtmatige of wederrechtelijke handelingen of misbruik.

E. De opdrachtgever staat in voor naleving van de AVG en overige AP-regelgeving en vrijwaart CI-IT voor aanspraken van derden.

F. De resultaten worden door CI-IT in rapportvorm aan de opdrachtgever verstrekt, tezamen met de gemaakte kopieën.

G. De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit het onderzoek in de geautomatiseerde voorziening.

Artikel 14: Data Protection Impact Assessment (DPIA)

CI-IT heeft op haar standaardprocessen een algemene DPIA uitgevoerd en, waar nodig, aanvullende maatregelen getroffen ter bescherming van persoonsgegevens. Indien vereist, zal CI-IT vóór aanvang van de verwerking van persoonsgegevens een specifieke DPIA uitvoeren.

Artikel 15: Klachtenregeling

CI-IT verricht haar diensten en werkzaamheden naar beste weten en kunnen. Desondanks kan het voorkomen dat de opdrachtgever een klacht wenst in te dienen. In een dergelijk geval dient de opdrachtgever de klacht schriftelijk en gemotiveerd bij CI-IT te melden binnen zes weken na de datum waarop de gedraging heeft plaatsgevonden.

Voor nadere informatie over de klachtenprocedure, zie de Klachtenregeling op onze website.

Artikel 16: Rechtskeuze en bevoegde rechter

A. Op alle overeenkomsten tussen CI-IT en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

B. Alle geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde arrondissementsrechtbank.

Artikel 17: Inwerkingtreding

Deze algemene voorwaarden van CI-IT treden in werking op 1 augustus 2025. Zij zijn op verzoek verkrijgbaar bij CI-IT en tevens te downloaden via www.ci-it.nl.